Porque nunca temos tempo para fazer as tarefas realmente importantes

Se além de mim, você também tem esta dificuldade ou problema no seu dia a dia, então esse artigo foi feito para você! Melhor dizendo, para pessoas como nós! 😊

Algo que escuto com muita frequência em todos os círculos em que me relaciono (empresas, clientes, parceiros de negócio, amigos, etc) é sobre a maldita falta de tempo ou que o tempo hoje corre rápido demais.

A grande verdade é que temos grande dificuldade em organizar o nosso tempo. Dentre os principais culpados mais citados, segue alguns:

- Redes sociais;

- Mensagens que recebemos a todo instante;

- Emails;

- Ligações;

- Interrupções dos colegas de trabalho (sejam eles superiores, pares ou subordinados);

Mas antes de todos estes culpados, existe um maior que é a falta de sabermos PRIORIZAR nossas tarefas.

Um hábito que considero muito negativo é o de achar que se fizermos muitas coisas, estamos produzindo muito. E por isto, que muitas vezes, respondemos muitos emails, fazemos várias tarefas que não são muito importantes, para termos a sensação de que estamos fazendo muito, ou pior que isto, para atender diversas demandas que estão caindo sobre nós (as vezes ao mesmo tempo) mas que não geram grandes resultados para o projeto ou negócio em que estamos inseridos.

Sendo assim, pior que se auto-enganar, é passar uma semana, um mês ou um ano, e não gerarmos os resultados que queremos (ou que nossa empresa, colegas ou familia esperam de nós), gerando assim frustração.

E o que vejo como mais dramático, é não percebermos que a causa disto somos nós mesmos e não o nosso entorno, ou ainda o coitado do tempo que recebe toda a culpa por nossa falta de habilidade em priorizar.

Vou dar abaixo algumas dicas que uso para conseguir priorizar minhas tarefas com base a perguntas que escuto sempre por onde ando ou em palestras:

Pergunta: O que fazer com mensagens ou emails que recebo urgentes e que precisam ser tratados imediatamente?

Porque revisar mensagens a cada instante?

Porque deixar o celular com alarmes sonoros que irão tirar seu foco ao receber uma mensagem?

Estabeleça momentos específicos do seu dia para revisar suas mensagens e não fique você “a disposição” de responder automaticamente qualquer mensagem, que tal vez pode ser respondida depois.

Pergunta: Tarefas simples e rápidas eu gosto de fazer logo, para me ver livre delas e ter mais tempo para coisas complexas.

Se estas tarefas tomarem no máximo 30 minutos do seu dia, Ok, senão, coloque as no final da fila do seu dia.

Lembre que sua energia é maior no início do dia, ou seja, porque gastar seu maior potencial com coisas simples e rápidas? porque não usar essa energia em coisas de maior importância?

Pergunta: Em meu caso, as tarefas de maior resultado são complexas e podem tomar vários dias, o que fazer?

Quebre seu dia em blocos de horas/minutos e todos os dias destine parte deles para estas tarefas de maior impacto e que trazem melhores e maiores resultados para o seu negócio. Se possível, as primeiras horas do dia.

Faça a seguinte pergunta a si mesmo:

Pensando no bem maior da minha empresa (no seu futuro, crescimento, etc), se eu tivesse todo o tempo do mundo, o que eu faria para agregar o maior valor para ela? de todo o que tenho pendente para fazer, o que é o mais importante?

Geralmente a resposta a esta pergunta me aponta para a tarefa que é realmente aquela que irá gerar maior impacto, agregar o maior valor, e sabendo disto, procuro priorizar ela em relação as demais. A pesar que a resposta seja uma tarefa que eu não conseguirei resolver em um dia, priorizarei começar trabalhando nela um pouco a cada dia e colocando um prazo final para ter ela pronta.

Existem também as tarefas urgentes (como pagar uma conta que está vencendo hoje, ou mandar aquele contrato para aquele cliente que você combinou de responder hoje). Tente quebrar o seu dia entre tarefas de maior valor agregado e tarefas urgentes/rápidas.

Deixe para os intervalos entre as tarefas, a leitura de e-mails e coloque um limite a seu tempo de leitura deles, tempo em que deverá começar outra tarefa. Assim, quando terminar o seu dia, e você ter evoluído nessas grandes tarefas que decidiu priorizar e que sabe que farão a diferença, sentirá maior satisfação de dever cumprido.

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